CRM Systeme sind eine Software zur Kundenpflege, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Wenn Unternehmen sich dazu entscheiden, ihr Geld in die Anschaffung von CRM Systeme zu investieren, dann sollten sie dabei die Gesichtspunkte der Rentabilität – bzw. der Total Cost of Ownership – beachten. Das bedeutet, dass alle Kosten, die währen der Anpassung, der Schulung und für Update und ähnliches entstehen, immer in einem passenden und angemessenen Rahmen bleiben sollten. Man kann es auch anders ausdrücken, dass die Kosten für die CRM Systeme – wenn man sie ein mal über die gesamte Dauer der Investition betrachtet – immer proportional zu der Zahl der Benutzer sein sollte. Das gilt natürlich für den Idealfall, in der Realität kann es auch manchmal leicht abweichend aus sehen.

Aber noch weitere Anforderungen werden an CRM Systeme gestellt. CRM Systeme dienen ja dem Zweck, Daten von Kunden zu speichern und zu verwerten. In ihrer bearbeiteten Form stellen die CRM Systeme diese Daten dann den Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung. Dabei ist es wichtig, dass die Daten der CRM Systeme voll ständig sind. Die Informationen über Adressen des Kunden zum Beispiel, müssen möglichst detailliert vor liegen. Damit ist nicht nur die Firmenanschrift gemeint, sondern auch die Privatadresse und insbesondere E Mail Adressen und ähnliches.

Die CRM Systeme sollen außerdem die komplette Kundenhistorie zur Verfügung stellen. Das bedeutet konkret, dass die CRM Systeme ein Profil jedes Kunden erstellen, in welchem alle Kontakte zwischen Unternehmen und Kunde – insbesondere auch Transaktionen – aufgelistet sind. Dadurch kann man nämlich Rückschlüsse auf das Kaufverhalten des Kunden ziehen und sich ihm gegenüber dann auch in weiteren Kontakten entsprechend verhalten. Aufgrund dieser Informationen sollten CRM Systeme in der Lage sein, spezifische und individuell auf einzelne Kunden zugeschnittene Marketingkampagen zu entwerfen. Das Reporting sollte durch die CRM Systeme individuell und detailliert erfolgen, die Informationen sollen also weiter gegeben werden